Hvordan man ansætter en virtuel assistent til opstartssucces

Hvordan man ansætter en virtuel assistent til opstartssucces
I de senere år er ideen om små virksomhedsejere, der bruger en virtuel assistent til at outsource de daglige forretningsdata, blevet populær. Men mange mennesker ved ikke, hvordan man kan ansætte eller drage fordel af en. Som en person, der med succes har ansat en personlig assistent til min virksomhed såvel som flere virtuelle medarbejdere, er der et overblik over problemerne med at oprette og styre sådanne relationer: Relateret: 10 ting at outsource til en virtuel assistent 1.

I de senere år er ideen om små virksomhedsejere, der bruger en virtuel assistent til at outsource de daglige forretningsdata, blevet populær. Men mange mennesker ved ikke, hvordan man kan ansætte eller drage fordel af en. Som en person, der med succes har ansat en personlig assistent til min virksomhed såvel som flere virtuelle medarbejdere, er der et overblik over problemerne med at oprette og styre sådanne relationer:

Relateret: 10 ting at outsource til en virtuel assistent

1. Bestem, om en virtuel assistent passer til dine forretningsbehov. Først skal du finde ud af hvilke opgaver du gerne vil tildele en assistent, og hvis det er omkostningseffektivt.

Gør en analyse af dine forretningsaktiviteter i løbet af en dag, hvis ikke en hel uge, og skriv ned de mindre opgaver, der tager tid. Udsæt ikke noget som en opgave, som en virtuel assistent ikke kunne gøre.

Mens en USA-baseret virtuel assistent kan tjene en løn, der kan starte på omkring $ 15 i timen (og de med specialitet kan give højere priser). Solide administrative opgaver virtuelle assistenter fra udlandet kan dog sikres for så lidt som $ 3 til $ 6 i timen.

Relateret: 6 Creative måder at bruge oversøiske virtuelle assistenter

2. Forstå fordele og ulemper ved at ansætte en freelancer fra et agentur. Det kan være dyrere pund for pund at ansætte en virtuel assistent, der arbejder for et agentur på grund af overheadomkostninger, siger Rich Pearson, senior vicepræsident for kategorier og geografier hos Elance-oDesk. (Hans firma tilbyder en online markedsplads for at ansætte freelancere gennem Elance. Com og oDesk. Com hjemmesider.) Men et agentur kan muliggøre en at bruge flere assistenter til at glatte over huller i tilgængelighed eller i færdigheder sæt.

Lister over ledige freelancere på Elance og oDesk platforme omfatter dem, der betales af agenturer og dem, der arbejder selvstændigt. Den kan også indsende en jobopførelse.

Pearson siger, at ved at bruge en freelancer, der ikke er i kontrakt med et agentur, kan det resultere i mere personlig opmærksomhed, da det kun er den ene person på koncerten. Et agentur kan rotere i flere virtuelle assistenter til en opgave eller trække en væk ved et indfald. De mest dedikerede personlige assistenter er næsten altid uafhængige frilansere, hvem der opbygger et forhold til (i modsætning til de frilansere, der ansættes gennem et agentur), siger Pearson.

Når man vælger at vælge en virtuel assistent, der er placeret i USA i forhold til en person i udlandet, siger Pearson, at det er vigtigt for personen at være vågen, mens du arbejder, og hvor opmærksom på den amerikanske kultur du har brug for.

Relateret: 4 måder at administrere eksterne medarbejdere på

3. Foretag arbejde med at oprette et godt jobopslag .Når du skriver din velredigerede, detaljerede jobopgørelse, skal du altid sætte et opkald til handling, der giver et svar for at se, om ansøgeren har læst beskrivelsen. For eksempel bede ansøgeren om at give eksempler på hans eller hendes arbejde.

Der vil være tegn på, at en kandidat virker motiveret. Jeg fandt det specielt at fortælle en lørdag at modtage et telefonopkald fra Nairobi fra Joan, som nu er min personlige assistent, og spørger, om hun kan blive interviewet med det samme (selv om jeg endnu ikke havde haft chancen for at se over alle meddelelser fra dem, der svarede på min annonce).

Relateret: Hvordan en leder kan fremme "fremtidens arbejde"

4. Ansættelse af assistenten. Gennemgå de bud, der kommer ind, og lav en liste over de ansøgere, hvis svar du kan lide, læs deres anmeldelser og derefter udføre interviews. En platform som oDesks kan vise, hvordan en kandidat scorede på en engelsk færdighedsprøve og hvor mange job, han eller hun tidligere har gjort. Jeg kan godt lide oDesk for at kunne generere en kontrakt, overvåge arbejdet og oprette et betalingssystem.

Et videokonferenceinterview med en ansøger er et must og vil tjene et par formål: Det kan afsløre personens forståelse af engelsk og den indstilling, som han eller hun sandsynligvis vil arbejde med - og hvis det er et ordnet sted, hvorfra at ringe på dine vegne og til ansøgerens overordnede opførsel (entusiasme og evne til at tænke på hans eller hendes fødder).

Relateret: Siri grundlæggere bygger Viv - den personlige assistent Siri burde have været

5. Administrerende assistenten. Mens ansættelse af en virtuel personlig assistent kan frigøre din dag, er byrden på dig for at tildele opgaver smart og effektivt, så det sker. Generelt er jo mere specifikt du er i at forklare opgaver, jo bedre. Ideelt set vil en virtuel assistent som følge af god ledelse i god tid lære din arbejdsstil, og du vil være i stand til at give den pågældende person mere ansvar og tilskynde til flere initiativer.

Tøv ikke med at dele med de assisterende Google Drive-dokumenter, der beskriver hvem, hvad, hvor, hvornår og hvornår de daglige opgaver, herunder relevante regler, tilladelser og adgangskoder.

En Google-søgning efter & ldquo; virtuelle assistentværktøjer & rdquo; afslører en overflod af gadgets, der kan bruges af s, der er åbne for at administrere assistenter alene.

Online socialmedier Audrey Melnik fra ZootRock i San Francisco forklarede mig, hvordan hun ansætter og styrer sin virtuelle assistent. & Ldquo; Vi bruger to værktøjer, "skriver hun i en email." Den første kaldes Process Street, der giver dig mulighed for at oprette en gentagelig proces, "for at den virtuelle assistent kan løbe gennem hver gang. Personen kontrollerer trinene og tilføjer kommentarer, hvor passende. "Det andet er et skærmbilledværktøj, der tager billeder af skærmbilledet [assistenterne] regelmæssigt og sporer deres produktive tid, så du kan være klar over, hvad de arbejder på, når og indsamler bevis for, at de arbejder de timer, de oplader dig til. & Rdquo;

Opmuntre din assistent til at tilbyde dig feedback, udlån mere varme til fjernarbejdsarrangementet.Assistenter kan muligvis ikke give feedback, medmindre du spørger, men deres ideer er ofte spot-on i betragtning af deres nærhed til arbejdet.

Det vil være op til dig at beslutte, om du skal stole på din assistent med oplysninger som adgangskoder og andre følsomme materialer. Start med små ting, såsom at give adgang til sociale medier konti. Du kan overveje at have en assistent underskrive en oplysningsaftale.

& ldquo; Store ting som den virtuelle assistents booking af din ferie kan komme senere, "siger Pearson." Træningen starter med tillid, og det betyder små ting først. & Rdquo;

Når det er muligt, skal du møde din virtuelle assistent mindst én gang i person, og prøv at have en videokonference mindst kvartalsvis. I sidste ende er en virtuel assistent ikke bare en anden tandhjul i din forretningsmaskine, men en medarbejder og helt sikkert et menneske. Så husk at behandle denne person som sådan.

Relateret: 3 Egenskaber Hver Remote Manager Needs (Infographic)

Redaktørens Note: Dette stykke er blevet opdateret for at præcisere, at en virtuel assistent i USA kan tjene en løn, der starter ved $ 15 og time.