Hvordan en virksomhedsejer gav op email til et år

Hvordan en virksomhedsejer gav op email til et år
Selvom det er et værktøj, der er designet til at gøre arbejdet nemmere, synes flere og flere beviser at e-mail står i vejen for vores produktivitet. Det konstante behov for at kontrollere e-mail forstyrrer vores arbejdsgang. Undersøgelser har endda vist, at e-mail er dårligt for vores helbred, hvilket forårsager forhøjede niveauer af stress og angst.

Selvom det er et værktøj, der er designet til at gøre arbejdet nemmere, synes flere og flere beviser at e-mail står i vejen for vores produktivitet. Det konstante behov for at kontrollere e-mail forstyrrer vores arbejdsgang. Undersøgelser har endda vist, at e-mail er dårligt for vores helbred, hvilket forårsager forhøjede niveauer af stress og angst. En 2013-undersøgelse fra Loughborough University i Storbritannien fandt, at 83 procent af de offentlige ansatte oplevede højere blodtryk, puls og stressniveauer, da de var aktive på e-mail.

Mens produktivitetseksperter afgiver råd til at organisere vores indbakke og komme til indbakke nul ved afslutningen af ​​arbejdsdagen, ville Claire Burge, ejeren af ​​Get Organized, helt eliminere emailangst, så besluttede at gå email gratis for et helt år. & Ldquo; E-mail er en tidsforfalskning, & rdquo; siger Burge. Ved at frigøre sin tid til at kontrollere e-mail, følte Burge, at hun kunne være mere produktiv ved at arbejde på de ting, der ville drive sin forretning.

Problemet med e-mail, Burge siger, er, at vi er kommet for at definere arbejde som rydde ud af vores indbakke.

& ldquo; Men det er ikke rigtigt arbejde, & rdquo; hun siger. & Ldquo; Vigtigt arbejde sidder og siger, at disse er de vigtigste opgaver, jeg skal fokusere på for at nå mit virksomheds mål og fokusere på disse opgaver. & Rdquo;

Burge ankom til denne konklusion for tre år siden, da hun og hendes mand kom tilbage fra en rejse til et spær af e-mail. & Ldquo; Vi var i Sahara-ørkenen, og vi havde bogstaveligt talt ingen kontakt med nogen, & rdquo; hun siger. At skulle håndtere efterslæbningen af ​​e-mail overrode den afslapning, hun havde opnået på ferien, og satte hende i en tilstand af panik. Racking op hundreder af e-mails om ugen virkede klart ikke til Burge, så hun besluttede at påbegynde et forsøg på at gå email gratis.

Relateret: Få dine vågne timer til at fungere for dig

Før Burge undersøgte e-mail, undersøgte Burge sin indbakke og fastslog, at der var tre typer email:

1. Opgaverelateret: 80 procent af e-mailsne i Burges indbakke var opgaverelaterede. & Ldquo; Det er nogen der siger 'kan du gå og gøre x', & rdquo; hun siger.

2. Throwaway Communication: Disse FYI e-mails er en kombination af spam, og ldquo; tak, har det & rdquo; meddelelser og hvad Burge kalder push notification - typen af ​​e-mails, hvor der ikke er behov for handling. Mange af disse meddelelser kan klassificeres som e-mail-rod.

3. Kritisk kommunikation: Dette er typen af ​​e-mail, der samarbejder. Brainstorming e-mails hvor et hold bliver bedt om at fremsætte nogle forslag til selskabets nye annonce, for eksempel.

Efter at have analyseret de typer af e-mails, hun modtog, troede Burge, at der var en bedre måde at håndtere disse meddelelser på. Task-relaterede e-mails, hun fastslog, kunne bedre håndteres af et task management-program. Throwaway udvekslinger kunne bedre håndteres gennem sociale medier platforme som Twitter. Og kritisk kommunikation kunne styres gennem et projektstyringsværktøj, hvilket eliminerer behovet for at bruge e-mail.

Relateret: 3 Strategier til at maksimere din tid

Når hun havde regnet ud en bedre måde, måtte hun lade folk vide om hendes beslutning om at sende e-mail gratis. Hun noterede sig på sine sociale medier og satte et automatisk svar på sin e-mail og sagde, at hun var på mission for at reducere e-mail og opfordrede folk til at oprette forbindelse til hende via sociale medier eller ringe hende direkte. Hun flyttede derefter klienter ud af hendes indbakke og ind i et projektstyringssystem.

Effekten, siger hun, har været enorm. Ved at bede folk om at ringe til hende snarere end at e-maile hende, siger Burge, at hendes samtaler er meget mere fokuserede. & Ldquo; Du tvinger folk til at tænke over, hvordan og hvorfor de kontakter dig. Det er meget nemt at afværge en e-mail til nogen, mens det faktisk tager lidt mere arbejde at kontakte nogen via en socialmediekanal eller hente telefonen, & rdquo; hun siger. Desuden tilføjer hun & ldquo; så meget mere kan opnås ved at tale med nogen på telefonen. Du kan dække mange flere problemer meget hurtigere. & Rdquo;

Det opgavebaserede miljø gjorde hele arbejdsbyrden gennemsigtig og gør det lettere at styre et team.& Ldquo; Med e-mail lukkes indbakkerne & rdquo; hun siger. & Ldquo; Jeg kan ikke se ind i din indbakke, du kan ikke se ind i min. Jeg ved ikke, hvor meget du skal håndtere, og du ved ikke, hvad jeg skal håndtere. & Rdquo;

Måske er det vigtigt at have en arbejdsdag, der ikke længere dikteres af e-mail, betyder, at Burge er i stand til at blive mere færdig. Hun hævder, at hun er tilbagesøgt omkring tre timer om dagen, siden hun startede sit email-frie eksperiment. Hun søger ikke længere gennem hendes indbakke til vedhæftede filer inden for e-mails, fordi alle de dokumenter, hun skal finde, findes i projektstyringssystemet.

Mens Burge har genåbnet sin indbakke (det var sådan, jeg kontaktede hende for denne artikel), fordi hendes vigtigste arbejde nu er placeret i et projektstyringssystem, kan hun vælge, hvornår hun skal aktivere e-mail og sociale medier (ved middagstid) og hun sørger for at hun har gennemført alt hendes vigtige arbejde for dagen før den slukkes.

Kan du gå email gratis? At afbryde e-mail-koldt kalkun er svært, og ikke nødvendigvis det bedste at gøre, indrømmer Burge. Før du lukker din indbakke, anbefaler Burge først at definere hvad & ldquo; godt arbejde & rdquo; ligner dig. Se på, hvad det er du skal arbejde på og derefter bestemme hvilke systemer der kan bruges til bedre at styre disse opgaver.

Relateret: 3 Tegn du er afhængig af afbrydelser